Codul UIT generat automat din ERP: cum funcționează integrarea cu RO e-Transport

Un cod UIT completat de mână în SPV nu este greșit în sine. Problema apare la volum: datele din formular sunt copiate din aviz, avizul a fost tipărit din ERP, iar încărcarea reală s-a făcut în depozit, după alt document. La control contează doar dacă ce scrie în RO e-Transport corespunde cu ce se află în camion.

Integrarea prin API nu schimbă regulile, ci locul din care pleacă declarația. Când codul UIT este cerut de sistemul care confirmă încărcarea, cantitățile, vehiculul și data plecării sunt cele reale, iar codul ajunge la șofer odată cu documentele.

Ce transporturi intră în RO e-Transport și cine declară

Sistemul monitorizează două categorii de transporturi rutiere:

• Transporturile pe teritoriul național ale bunurilor cu risc fiscal ridicat. Lista este stabilită prin Ordinul ANAF nr. 802/2022, pe coduri din Nomenclatura Combinată, și cuprinde, printre altele, legume, fructe, băuturi, sare și materiale de construcții precum cimentul și varul, îmbrăcăminte, încălțăminte și anumite produse din oțel. Încadrarea se face după codul NC, nu după denumirea comercială.
• Toate transporturile rutiere internaționale de bunuri, indiferent de natura bunurilor: achiziții și livrări intracomunitare, import, export, operațiuni de lohn, stocuri la dispoziția clientului și bunuri în tranzit depozitate pe teritoriul României.

În ambele cazuri, declararea este obligatorie pentru vehiculele cu masa maximă tehnic admisibilă de minimum 2,5 tone, încărcate cu bunuri cu masa brută totală de peste 500 kg sau cu o valoare totală de peste 10.000 de lei, pentru cel puțin o partidă de bunuri. Masa brută include ambalajele, iar valoarea se calculează fără TVA, la cursul BNR din ziua declarării pentru tranzacțiile în valută.

Obligația de declarare nu revine transportatorului, ci părții din România implicate în operațiune:

Printre excepții se numără produsele accizabile care circulă cu e-DA sau e-DAS prin EMCS, coletele poștale și cumpărăturile pe care clientul le ridică singur dintr-un cash and carry.

Ce date cere declarația și de unde vin în sistemele dumneavoastră

Conform procedurii aprobate prin Ordinul ANAF/AVR nr. 1337/1268/2024, declarația conține date despre expeditor și beneficiar, bunuri, locurile de încărcare și descărcare, vehicul și transportator, data declarată pentru începerea transportului și documentele de transport. Fiecare are o sursă în sistemele dumneavoastră:

• Partenerul și adresa de livrare, din nomenclatorul de clienți din ERP. La transporturile interne, codul fiscal al partenerului este validat de ANAF.
• Bunurile, din fișa articolului: cod NC, unitate de măsură, greutate netă și brută, valoare. Un articol fără cod NC sau greutate brută blochează generarea automată.
• Cantitățile, din WMS: cele încărcate, nu cele comandate.
• Vehiculul și transportatorul, din planificarea transportului: cap tractor, remorci, codul fiscal al transportatorului.
• Documentele de transport: aviz, factură, CMR sau altele, cu număr și dată.

Câmpul „Referință internă operațiune” este opțional, dar la integrare este cel mai util: ANAF îl întoarce împreună cu codul UIT, iar sistemul dumneavoastră poate lega fiecare cod de livrarea din care provine.

Calendarul unui cod UIT

Regulile de timp sunt în art. 11 din OUG 41/2022 și în procedura din 2024:

1. Cel mai devreme: declarația se poate face cu cel mult 3 zile calendaristice înainte de data declarată pentru începerea transportului.
2. Cel mai târziu: până la punerea efectivă în mișcare a vehiculului sau, pentru transporturile care intră în țară, până la prezentarea în punctul de trecere a frontierei ori la locul de import. Codul trebuie să ajungă la transportator tot până atunci.
3. Modificări înainte de plecare: datele se pot modifica, cu păstrarea codului UIT inițial, cel târziu până la plecarea vehiculului.
4. După plecare: se mai poate actualiza doar identificarea vehiculului, în perioada de valabilitate a codului și înainte ca vehiculul să fie repus în mișcare. Orice altă modificare este contravenție.
5. Valabilitatea: 5 zile calendaristice de la data declarată pentru începerea transportului, respectiv 15 zile pentru achizițiile intracomunitare, bunurile în tranzit descărcate pentru depozitare și transporturile pe teritoriul național din operațiunile de lohn și de stoc la dispoziția clientului. Folosirea unui cod expirat este interzisă.
6. Transport nefinalizat la timp: declarantul marchează transportul ca „Infirmat”, cu motivul în comentariu, și obține un cod UIT nou.
7. Confirmarea: după livrare, declarantul poate marca transportul „Confirmat”, „Confirmat parțial” sau „Infirmat”. Dacă nu face nimic până la expirarea codului, sistemul îl consideră confirmat.
8. Corecturi ulterioare: din 11 noiembrie 2024, prin OUG 129/2024, denumirea, caracteristicile, cantitățile și valoarea bunurilor se pot corecta și după expirarea codului UIT, cel târziu până la data de 25 a lunii următoare celei în care s-a încheiat transportul.

Mărfurile refuzate la livrare se întorc în depozit pe codul UIT inițial, iar declarantul înregistrează returul în secțiunea de confirmare, cu cantitățile returnate. Un retur ulterior, al unor bunuri deja recepționate, este o partidă nouă și are nevoie de un cod UIT nou, obținut de cel care returnează.

Cum arată integrarea cu API-ul ANAF

Procedura prevede explicit două variante de declarare: formularul din SPV sau interconectarea aplicației proprii cu sistemul, printr-un set de servicii web (API). Pentru API se folosesc aceleași mijloace de identificare ca pentru SPV, iar documentația tehnică este publicată de Ministerul Finanțelor. Conceptual, fluxul are cinci pași.

1. Declarația pleacă din momentul încărcării

Momentul corect nu este crearea comenzii, ci confirmarea încărcării în WMS, când se cunosc cantitățile reale și camionul. Sistemul construiește fișierul XML din datele livrării, îl verifică local și îl trimite prin serviciul de încărcare.

2. Codul UIT vine imediat, validarea mai târziu

Sistemul întoarce codul UIT imediat, dar declarația rămâne „în prelucrare” până la verificările de structură și de conținut. Starea se interoghează separat, după indexul de încărcare. Dacă sunt erori, declarația nu se consideră transmisă, iar ANAF întoarce un fișier cu erorile, ca la e-Factura. Răspunsurile rămân disponibile 60 de zile.

Un sistem bine construit nu tipărește avizul cu codul UIT până nu a primit confirmarea că declarația este validă.

3. Codul ajunge la șofer

Legea nu mai cere ca UIT-ul să fie scris pe documentul de transport: poate fi prezentat „sub orice formă inteligibilă”. În practică, cel mai sigur loc este pe aviz sau pe foaia de parcurs, generate din același sistem care a obținut codul. Dacă vehiculul are dispozitiv de poziționare, codurile UIT trebuie introduse în el înainte de plecare.

4. Vehiculul se actualizează din același sistem

Dacă dispecerul schimbă camionul după declarare, sistemul modifică declarația înainte de plecare sau actualizează vehiculul după plecare, înainte ca noul vehicul să pornească. O modificare făcută de mână în SPV, separat de ERP, este exact momentul în care cele două surse încep să difere.

5. Confirmarea și reconcilierea

După livrare, confirmarea poate pleca automat din dovada de livrare. Zilnic, lista declarațiilor, disponibilă prin API pentru cel mult 60 de zile în urmă, se compară cu livrările din ERP: transporturi fără cod, coduri care expiră înainte de livrare, declarații respinse.

Unde se rupe fluxul în practică

Datele furnizate de ANAF presei pentru primul trimestru din 2026 arată că aproximativ 80% din sancțiuni au privit trei fapte: transporturi nedeclarate, coduri UIT expirate și descărcarea în România a mărfurilor aflate în tranzit. Primele două pornesc aproape întotdeauna din organizarea internă:

• Codul generat prea devreme sau cu data greșită. Valabilitatea curge de la data declarată pentru începerea transportului. Dacă declarația se face la preluarea comenzii, sau sistemul completează data de azi pentru un camion care pleacă poimâine, codul poate expira pe drum, mai ales la livrările cu mai multe opriri.
• Cantități diferite de cele încărcate. Declararea unor cantități diferite de cele transportate este contravenție distinctă. Un produs lipsă la picking, înlocuit sau scos din comandă după declarare trebuie să ajungă în declarație înainte de plecare.
• Vehiculul schimbat. Camionul planificat se defectează, marfa se mută pe alt vehicul, iar declarația rămâne pe numărul vechi. Neactualizarea vehiculului se sancționează cu aceeași amendă ca nedeclararea.
• Grupajul tratat ca un singur transport. Pentru transporturile în grupaj se obține câte un cod UIT pentru fiecare partidă de bunuri care depășește pragurile, nu unul pe camion.
• Vânzarea din mașină. Când clienții nu se cunosc la plecare, procedura cere declararea ca transfer între gestiuni, cu cea mai îndepărtată adresă a traseului ca destinație.
• Nomenclatoare incomplete. Articole fără cod NC, greutăți brute lipsă, adrese de livrare scrise liber. Sunt aceleași probleme care produc respingeri la e-Factura, iar la e-Transport opresc generarea automată exact când camionul așteaptă la rampă.

Dacă în momentul unui control declarația apare încă „în prelucrare”, procedura prevede că inspectorii consemnează constatările, iar respectarea legii se stabilește după finalizarea validării. Dacă sistemul ANAF este anunțat oficial ca nefuncțional, declararea se face până la sfârșitul următoarei zile lucrătoare după repunerea în funcțiune, inclusiv pentru transporturile deja încheiate.

Sancțiunile în vigoare

Sancțiunile sunt prevăzute de art. 13¹ din OUG 41/2022 și se aplică din 1 iulie 2024. Regimul confiscării a fost modificat prin OUG 129/2024, cu aplicare din 21 noiembrie 2024.

• Nedeclararea transportului, folosirea unui cod expirat, declararea altor cantități decât cele transportate, descărcarea bunurilor în tranzit: amendă de la 20.000 la 100.000 de lei pentru persoanele juridice și de la 10.000 la 50.000 de lei pentru persoanele fizice.
• Repetarea acestor fapte în cel mult 12 luni de la prima sancțiune: aceeași amendă, plus confiscarea a 15% din valoarea bunurilor nedeclarate la a doua faptă, 50% la a treia și 100% de la a patra. Confiscarea nu se aplică pentru constatările din verificări ulterioare transportului, dacă bunurile au fost înregistrate în documentele justificative și în contabilitate.
• Neactualizarea vehiculului, modificarea datelor după plecare, nedeclararea tuturor bunurilor din partidă, netransmiterea codului către transportator la timp: amendă de la 20.000 la 100.000 de lei pentru persoanele juridice.
• Șoferul care nu prezintă documentele împreună cu codul UIT sau nu pornește dispozitivul de poziționare: amendă de la 5.000 la 10.000 de lei.

Sancțiunile legate de transmiterea datelor de poziționare au fost suspendate prin OUG 29/2025 până la 31 decembrie 2025 și se aplică din 1 ianuarie 2026.

Când merită integrarea și când nu

Formularul din SPV rămâne o soluție corectă pentru câteva transporturi declarabile pe săptămână, un singur depozit și o persoană care știe regulile. Integrarea începe să conteze când declarațiile se fac de mai multe persoane, în mai multe depozite sau ture, când cantitățile se schimbă între comandă și încărcare, când camioanele se replanifică în aceeași zi sau când nimeni nu poate spune, la sfârșitul zilei, dacă fiecare camion plecat a avut un cod valid.

Ce să faceți luna aceasta

1. Luați transporturile dintr-o săptămână și verificați, pentru fiecare, trei lucruri: data declarată față de data plecării reale, vehiculul declarat față de cel care a plecat și cantitățile declarate față de cele încărcate.
2. Stabiliți momentul în care se cere codul UIT. Dacă este la preluarea comenzii, mutați-l la confirmarea încărcării.
3. Verificați nomenclatorul de articole. Fiecare articol care poate pleca într-un transport declarabil trebuie să aibă cod NC și greutate brută. Fără ele, nicio automatizare nu funcționează.
4. Numiți un responsabil pentru schimbările de vehicul. Actualizarea vehiculului după plecare are un termen scurt și o sancțiune mare.

Dacă după acești pași diferențele persistă sau volumul face verificarea manuală imposibilă, problema este de integrare. Pe această parte lucrăm în proiectele de conformitate ANAF: e-Transport legat direct de ERP și WMS, cu declarația generată la încărcare, starea fiecărui cod vizibilă în sistem și reconciliere zilnică.

Întrebări frecvente

Trebuie scris codul UIT pe aviz?

Nu este obligatoriu. Codul poate fi prezentat sub orice formă inteligibilă, inclusiv electronic. Tipărirea lui pe aviz sau pe foaia de parcurs este însă cea mai simplă cale de a vă asigura că ajunge la șofer odată cu marfa.

Ce se întâmplă dacă transportul nu se încheie în cele 5 zile?

Declarantul marchează transportul ca „Infirmat”, cu motivul, și obține un cod UIT nou pentru restul drumului. Folosirea codului expirat este contravenție.

Putem schimba camionul după ce am obținut codul?

Da. Înainte de plecare se poate modifica orice dată, păstrând codul. După plecare se poate actualiza doar vehiculul, în perioada de valabilitate și înainte ca noul vehicul să pornească.

Am declarat o cantitate greșită și camionul a plecat. Ce facem?

Datele despre bunuri nu se mai pot modifica după plecare. Ele se pot corecta după expirarea codului, cel târziu până la data de 25 a lunii următoare. Potrivit OUG 129/2024, operațiunea de corectură este folosită de ANAF ca informație pentru profilul de risc al contribuabilului.

Surse

1. ANAF și Autoritatea Vamală Română, Ordinul nr. 1337/1268/2024 pentru aprobarea Procedurii de utilizare și funcționare a sistemului RO e-Transport, publicat în Monitorul Oficial nr. 597 din 27 iunie 2024.
2. ANAF, Ghid privind utilizarea Sistemului național RO e-Transport, ediția 2025.
3. ANAF, OUG 129/2024 privind modificarea și completarea OUG 41/2022, publicată în Monitorul Oficial nr. 1124 din 11 noiembrie 2024.
4. ANAF, Servicii web RO e-Transport.
5. Fiscalitatea.ro, Ordinul 802/2022, care cuprinde lista bunurilor cu risc fiscal, nu a suferit modificări, 4 iulie 2024.
6. InfoTVA.ro, Cod UIT în 2026: cine declară, cum se obține, GPS și sancțiuni actualizate, 16 februarie 2026.
7. StartupCafe, e-Transport 2026: amenzile date de Antifraudă în primele trei luni și principalele abateri, 9 iunie 2026.