În multe companii, declarația D406 se pregătește în ultimele zile ale lunii: se generează fișierul din ERP, se trece prin validator, apar câteva zeci de erori, iar cineva le corectează direct în XML ca să prindă termenul. Luna următoare, aceleași erori apar din nou.
Cauza este aproape mereu aceeași. SAF-T nu este un formular cu câteva totaluri, ci un extras din contabilitate: plan de conturi, parteneri, articole, note contabile, facturi și plăți. Orice inconsecvență din aceste date ajunge în fișier. Validatorul doar o face vizibilă.
Ce este D406 și cine o depune
D406 este declarația informativă prin care se transmite la ANAF fișierul standard de control fiscal (SAF-T), în format XML. Obligația a fost introdusă în Codul de procedură fiscală prin OG 11/2021, iar conținutul, procedura și termenele sunt stabilite prin Ordinul președintelui ANAF nr. 1.783/2021.
Obligația s-a extins pe etape: marii contribuabili de la 1 ianuarie 2022, contribuabilii mijlocii de la 1 ianuarie 2023, iar contribuabilii mici, inclusiv nerezidenții înregistrați în România doar în scopuri de TVA, de la 1 ianuarie 2025. Astăzi, obligația acoperă toate cele trei categorii de contribuabili.
Declarația are trei componente, cu termene diferite:
| Componentă | Ce conține | Periodicitate și termen |
|---|---|---|
| D406 lunară sau trimestrială | Plan de conturi, parteneri, taxe, articole, note contabile, facturi, plăți | După perioada fiscală de TVA. Contribuabilii cu perioadă semestrială sau anuală de TVA și cei neînregistrați în scopuri de TVA depun trimestrial. Termen: ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei. |
| D406 Active | Imobilizările și tranzacțiile cu imobilizări | Anual, la termenul de depunere a situațiilor financiare. |
| D406 Stocuri | Stocurile și mișcările de stoc | Doar la cererea ANAF, cu un termen de cel puțin 30 de zile calendaristice de la solicitare. |
Când termenul cade într-o zi nelucrătoare, se mută în prima zi lucrătoare. De exemplu, declarația pentru octombrie 2026 se depune până la 2 decembrie 2026, iar cea pentru decembrie 2026 până la 1 februarie 2027.
Unde apar erorile
Erorile se văd în patru momente, iar fiecare înseamnă altceva:
- La validare. Fișierul generat de ERP este verificat local cu validatorul D406 din pachetul DUKIntegrator, pe baza schemei XSD și a nomenclatoarelor publicate de ANAF. Aici apar erorile de structură, câmpurile obligatorii goale și valorile care nu se află în listele de coduri. Schema și validatorul au fost republicate de ANAF pe 19 februarie 2026. De aceea, validarea se face întotdeauna cu versiunea curentă.
- La generarea PDF-ului. Un fișier care nu trece validarea nu poate fi transformat în declarația PDF semnată, care se încarcă pe portalul ANAF.
- În recipisa din SPV. După încărcare, ANAF emite o recipisă pentru fiecare fișier. Recipisa poate confirma depunerea sau poate arăta că la validare au fost identificate erori. Pentru o declarație împărțită în mai multe fișiere, confirmarea apare doar în ultima recipisă din serie.
- În notificările ulterioare. ANAF rulează teste de consistență asupra datelor deja depuse și trimite notificări contribuabililor la care acestea nu se leagă. În august 2024, într-o singură zi, au fost trimise 15.023 de astfel de notificări, inclusiv către firme care aveau recipisă validă.
Ultimul punct este cel care contează cel mai mult. Validatorul verifică forma fișierului. Testele de consistență verifică dacă datele au sens contabil.
Familiile de erori și unde se repară
Mesajele de mai jos sunt redate așa cum apar în validator, după documentația furnizorilor de ERP. Coloana care contează este ultima.
| Mesaj | Ce înseamnă | Unde se repară |
|---|---|---|
| AccountID: ID-ul contului [62301] trebuie să se găsească în planul de conturi | Contul folosit în ERP nu are corespondent în planul de conturi acceptat de SAF-T: un cont scos din plan, un analitic creat direct sub un cont care are sub-conturi. | În maparea planului de conturi din ERP, o singură dată pentru fiecare cont. |
| valoarea ‘301104’ nu se afla in lista | Codul de taxă nu este valabil pentru perioada raportată, de exemplu o cotă de TVA aplicată înainte de intrarea ei în vigoare. | În tabela de coduri de taxă și în regula care alege codul pe fiecare document. |
| RegistrationNumber: Pentru RegistrationNumber 00 18224051 formatul este invalid | Codul fiscal al partenerului are spații, prefix greșit sau tip de entitate greșit (persoană fizică marcată ca firmă). | În nomenclatorul de parteneri, cu verificare la creare. |
| atribut prezent dar vid nepermis | Un câmp obligatoriu este gol: IBAN-ul companiei, codul poștal al sediului, contul de venit pe o linie de factură. | În fișa companiei sau a articolului: constante care lipsesc din ERP. |
| Cod NC8 care nu se afla in lista | Codul vamal al articolului nu este în lista SAF-T curentă. | În nomenclatorul de articole. |
| namespace (mfp:anaf:dgti:d406t:declaratie:v1) lipsă sau incorect la secțiunea AuditFile | Fișierul a fost generat pentru declarația de test D406T, nu pentru D406, sau pentru o versiune de schemă care nu corespunde perioadei. | În configurarea exportului și a validatorului. |
| R_MULTI_SECT: […] următoarele secțiuni există deja în baza de date ANAF | La o declarație împărțită în mai multe fișiere, aceeași secțiune a fost trimisă de două ori. | În modul în care exportul împarte declarația. |
Maparea conturilor
Este cea mai frecventă sursă de erori la companiile mari, pentru că planul de conturi intern are de obicei sute sau mii de analitice, create în ani diferiți, de oameni diferiți. SAF-T cere ca fiecare cont raportat să se încadreze în planul de conturi reglementat. Pe facturi, regula este aceeași: conform clarificărilor date de reprezentanții ANAF, pe antet se raportează contul partenerului (de exemplu 401 sau 411), iar pe linii contul de venit, cheltuială sau stoc care corespunde naturii operațiunii.
Nomenclatoarele
Codurile de taxă, unitățile de măsură și codurile NC8 sunt liste închise, publicate de ANAF în fișierul de nomenclatoare care însoțește schema. ERP-ul are propriile coduri. Între cele două trebuie să existe o corespondență întreținută, nu o conversie făcută la export.
Reprezentanții ANAF au spus explicit unde greșesc cei mai mulți: în zona de tax type și tax code. Un caz frecvent este cel în care valoarea taxei este completată, dar codul de taxă lipsește. Fără cod, ANAF nu poate ști cărui rând din decontul de TVA îi corespunde suma. Schimbarea cotelor de TVA de la 1 august 2025 a adăugat o sursă nouă de erori: documente din perioade anterioare raportate cu un cod de taxă care nu era valabil atunci.
Partenerii
Partenerii fără cod fiscal valid, cu spații în CUI, cu tip de entitate greșit sau cu codul de județ scris liber produc erori la fiecare raportare în care apar. Este aceeași problemă de nomenclator care produce respingeri în e-Factura, doar că aici apare o dată pe lună, pentru toți partenerii deodată.
Soldurile
Erorile de solduri nu apar întotdeauna în validator, dar apar în testele de consistență publicate de ANAF. Câteva dintre ele:
- totalul soldurilor inițiale debitoare trebuie să fie egal cu totalul soldurilor inițiale creditoare, fără clasele 8 și 9; la fel pentru soldurile finale;
- soldurile finale ale unei luni trebuie să coincidă cu soldurile inițiale ale lunii următoare;
- soldul final al fiecărui cont trebuie să rezulte din soldul inițial și rulaje;
- totalul rulajelor debitoare din notele contabile trebuie să fie egal cu totalul rulajelor creditoare;
- TVA-ul calculat din bază și cotă trebuie să corespundă valorii raportate, pe note contabile și pe liniile facturilor.
Dacă o notă contabilă a fost modificată după generarea declarației sau o lună a fost redeschisă, aceste teste pică chiar dacă fișierul a trecut de validator.
De ce nu reparați XML-ul de mână
Corectura directă în fișier rezolvă termenul, dar creează trei probleme:
- Fișierul nu mai spune același lucru ca evidența contabilă. SAF-T este, prin definiție, un extras din contabilitate. Un XML corectat manual este o declarație despre date care nu există în sistem. La un control, diferența trebuie explicată.
- Eroarea revine luna următoare. Analiticul greșit, partenerul fără cod fiscal și codul de taxă lipsă sunt încă în ERP. Iar dacă ați modificat un sold final în XML, soldul inițial din luna următoare, generat din ERP, nu se mai leagă de el.
- Rectificativa devine mai grea. O declarație ulterioară pentru aceeași perioadă este tratată automat ca rectificativă și trebuie să cuprindă toate informațiile din declarația inițială, plus corecțiile. Dacă declarația inițială a fost editată de mână, nimeni nu mai poate regenera exact conținutul ei din ERP.
Mai este un motiv, mai nou. ANAF folosește datele din SAF-T pentru precompletarea decontului de TVA, în regim pilot. Reprezentanții ANAF au spus că precompletarea va reflecta exact ce se află în fișierele SAF-T. Un XML corectat de mână și o contabilitate necorectată vor produce, mai devreme sau mai târziu, două versiuni ale aceluiași decont.
Cum arată un proces care ține
La o companie mare, D406 nu ar trebui să fie un proiect lunar. Ar trebui să fie un raport generat dintr-un sistem în care datele sunt deja corecte. Asta presupune patru lucruri.
Maparea întreținută în ERP
Corespondența dintre conturile interne și planul de conturi SAF-T, dintre codurile de taxă interne și nomenclatorul de taxe, dintre unitățile de măsură interne și codurile standard se ține ca dată în ERP, cu un responsabil. Un cont, un partener sau un articol nou nu poate fi folosit până nu are maparea completă.
Validarea înainte de termen
Fișierul se generează și se validează la începutul lunii următoare, nu în ultima zi. Din 26 august 2026, ANAF pune la dispoziție, în regim de testare, două aplicații gratuite: una care verifică consistența declarației D406 înainte de depunere și una care așază datele din SAF-T în șablonul decontului D300, pentru comparație. Verificările rulează pe calculatorul utilizatorului, iar datele nu se transmit la ANAF. Ambele se descarcă din secțiunea SAF-T a portalului ANAF.
Un jurnal al corecțiilor
Fiecare eroare apărută la validare se înregistrează: mesajul, cauza, corecția din ERP și cine a făcut-o. După câteva luni, jurnalul arată că aceleași trei sau patru cauze produc aproape toate erorile. Acolo merită investit.
Reconcilierea cu celelalte raportări
Aceleași facturi apar în D406, în decontul de TVA D300, în declarația informativă D394 și, pentru facturile emise, în e-Factura. Dacă ERP-ul generează fiecare raportare pe alt drum, diferențele sunt inevitabile. O reconciliere lunară între aceste surse, făcută înainte de depunere, găsește diferențele înaintea ANAF. Pentru partea de facturare, cauzele sunt adesea aceleași care produc respingeri în e-Factura: nomenclatoare incomplete și reguli de calcul al TVA care nu respectă standardul.
Ce costă o declarație greșită
Sancțiunile sunt prevăzute la art. 337¹ din Codul de procedură fiscală:
- nedepunerea la termen a fișierului se amendează cu 1.000 până la 5.000 lei;
- depunerea incorectă sau incompletă se amendează cu 500 până la 1.500 lei.
Nu se sancționează cine corectează fișierul până la termenul legal de depunere a fișierului următor, sau mai târziu, dacă întârzierea se datorează unui fapt care nu îi este imputabil.
Perioadele de grație acordate la introducerea obligației s-au încheiat. Ultimele au fost cele ale contribuabililor mici, care au început raportarea în 2025 și au fost scutiți de amendă pentru primele raportări depuse până la mijlocul anului 2025. Pentru declarațiile de acum contează termenul legal.
Amenda este însă costul cel mai mic. Costul real este timpul: o rectificativă completă pentru fiecare lună afectată, răspunsuri la notificări, explicații la control. Specialiștii atrag atenția și că rectificativele repetate sunt un semnal pentru autorități și pot contribui la selecția pentru control.
Ce să faceți înainte de următorul termen
Nu începeți cu un proiect de integrare. Începeți cu ce aveți deja:
- Strângeți mesajele de eroare și notificările din ultimele trei luni și grupați-le după cauză: conturi, coduri de taxă, parteneri, articole, solduri.
- Reparați cauzele în ERP, nu în fișier. Maparea conturilor și a codurilor de taxă se face o singură dată. Fișele de parteneri se curăță o singură dată.
- Generați declarația mai devreme. Pentru octombrie 2026, termenul este 2 decembrie. Generați-o în prima săptămână din noiembrie, treceți-o prin validator și prin aplicațiile de verificare ale ANAF, iar ce rămâne se repară cu timp.
Dacă după acești pași erorile continuă, sau dacă datele vin din mai multe sisteme care nu se leagă între ele, problema nu mai este de date, ci de integrare. Pe această parte lucrăm în proiectele de conformitate ANAF: SAF-T generat direct din ERP-ul existent, cu maparea întreținută în sistem, validare înainte de termen și reconciliere cu celelalte raportări.
Întrebări frecvente
Am recipisă fără erori. Înseamnă că declarația este corectă?
Nu neapărat. Recipisa confirmă că fișierul a trecut de validare. ANAF rulează ulterior teste de consistență, iar firmele cu recipisă validă au primit notificări pentru date care nu se legau, de exemplu solduri sau valori de TVA.
Cum se face corectarea unei declarații D406 depuse?
Prin depunerea unei noi declarații pentru aceeași perioadă, care este tratată automat ca rectificativă. Ea trebuie să cuprindă toate informațiile din declarația inițială, plus corecțiile. Corectată până la termenul fișierului următor, nu se sancționează.
Erorile de SAF-T sunt treaba contabilității sau a IT-ului?
Ambelor, dar pe părți diferite. Contabilitatea decide maparea conturilor și a codurilor de taxă. IT-ul sau furnizorul ERP se asigură că maparea este folosită la fiecare export și că exportul respectă versiunea curentă a schemei. Problemele apar atunci când fiecare crede că este treaba celuilalt.
Surse
- Fiscalitatea.ro, Este oficial: OG 11/2021 implementează utilizarea SAF-T, 1 septembrie 2021.
- ANAF, Fișierul standard de control fiscal (SAF-T): OPANAF 1.783/2021, schema, validatorul, testele de consistență și aplicațiile de verificare.
- ANAF, Declarația 406, soft actualizat la 19 februarie 2026.
- InfoTVA, Termen depunere D406, 6 ianuarie 2026.
- Fiscalitatea.ro, Termene SAF-T 2026, 19 ianuarie 2026.
- Contabilul.ro, SAF-T pentru contribuabilii mici, neplătitori de TVA, 17 iunie 2025.
- Fiscalitatea.ro, SAF-T în 2025: ce perioadă de grație se aplică firmelor mici, 19 noiembrie 2024.
- Contabilul.ro, SAF-T: sancțiuni în legătură cu fișierul standard de control fiscal, actualizat la 25 februarie 2025.
- Fiscalitatea.ro, SAF-T: recipisa și corectarea erorilor semnalate de ANAF, 24 octombrie 2024.
- Fiscalitatea.ro, ANAF a pus la dispoziția contribuabililor 22 de teste pentru D406, 16 martie 2023.
- HotNews, ANAF a informat peste 15.000 de firme că fișierul SAF-T nu a fost depus ori este incorect, 21 august 2024.
- Capital, De ce apar erori în SAF-T. Explicațiile ANAF, 1 ianuarie 2026.
- StartupCafe, Întrebări și răspunsuri SAF-T 2025: clarificări de la doi șefi ANAF, 17 noiembrie 2025.
- Fiscalitatea.ro, ANAF lansează două aplicații gratuite pentru verificarea D406, 27 august 2026.
- Fiscalitatea.ro, Rectificativa SAF-T D406, 2 mai 2025.
- Nexus ERP, Erori la validarea declarațiilor SAF-T (D406).
- SAGA Software, SAF-T: sfaturi practice.
- Digi24, ANAF modifică formularul pentru decontul de TVA după schimbarea cotelor.